Сегодня поговорим об объяснительных. Расскажем, в каких случаях пишутся подобные записки, имеют ли они юридическую силу и как правильно написать объяснительную по требованию работодателя.
Когда нужна объяснительная от работника?
Объяснительная — это письменное объяснение работником своего поступка. Подобного рода записки бывают:
- оправдательными (признательными);
- описательными.
Первые пишут в случае проступка, чтобы объяснить свои действия или признать вину, вторые — чтобы рассказать о событии, которому работник стал свидетелем.
Подобная записка имеет юридическую силу, письменные разъяснения сотрудников часто становятся доказательствами в суде при спорах с работодателем.
Рассказываем, в каких случаях потребуется объяснительная от работника. Работодатель вправе потребовать разъяснение от сотрудников в случае дисциплинарного проступка:
- занятия личными делами в рабочее время;
- нарушения техники безопасности на рабочем месте;
- нарушения трудовой дисциплины (прогула, опоздания);
- недобросовестного исполнения своих должностных обязанностей и так далее.
Разъяснительная записка необходима работодателю для того, чтобы применить к провинившемуся работнику дисциплинарное взыскание.
В ТК РФ прописаны 3 вида возможных взысканий к сотруднику:
- замечание;
- выговор;
- увольнение.
Действует взыскание год с даты подписания приказа. Если в течение 12 месяцев новых взысканий не будет, оно автоматически аннулируется.
Запрос объяснительной у работника
Чтобы применить взыскание к сотруднику, необходимо проделать полноценную процедуру:
-
При выявленном нарушении работодатель фиксирует проступок и составляет акт, в котором описывает ситуацию. С этим актом необходимо ознакомить работника под подпись
-
Работодатель предлагает сотруднику лично, по sms или e-mail объяснить свое поведение и составить пояснительную записку. На предоставление объяснительной работником по закону полагается два рабочих дня.
-
Если в указанный срок сотрудник не предоставит объяснительную записку, работодатель может составить акт об ее отсутствии. Отсутствие объяснительной вовсе не избавляет от дисциплинарного взыскания, только лишь немного усложняет процедуру.
-
Получив объяснения от работника, работодатель решает, нужно ли привлекать провинившегося к дисциплинарной ответственности. На принятие решения есть месяц со дня обнаружения нарушения. Если это проступок, связанный с неисполнением обязанностей по борьбе с коррупцией, то срок на взыскание увеличивается до 6 месяцев, если проступок выявлен по результатам ревизии — срок увеличивается до 2-х лет. Больничные и отпускные дни работника не учитываются в данные промежутки времени.
Отказ от объяснительной
Трудовым кодексом РФ предусмотрен отказ работника от написания разъяснительной записки, поэтому требование объяснительной с работника незаконно. Если работник отказывается писать записку, работодатель создает комиссию от трех человек, которые составляют соответствующий акт. Сотрудник этот акт изучает и подписывает. А если отказывается от подписания и этого документа, то члены комиссии также описывают эту ситуацию в акте.
По опыту, отказ от написания пояснительной записки воспринимается работодателями негативно и часто ведет к дальнейшему продолжению конфликта. Поэтому, если сотрудник хочет и дальше работать в компании, советуем все же написать объяснительную. Даже если работник виноват и нет оправдывающих сотрудника обстоятельств, бывает достаточно извиниться за проступок и пообещать руководителю не повторять подобных действий, чтобы работодатель смягчился и заменил выговор или замечание на устное предупреждение.
Как составить объяснительную?
Строгой формы для написания разъяснительной записки нет. Документ может быть:
- написан от руки;
- напечатан на компьютере;
- составлен на специальном бланке, который принят в компании.
Данный документ имеет определенную структуру:
-
В верхнем правом углу пишут «шапку»: название организации, должность и фамилия, имя, отчество руководителя и собственные должность, фамилию, имя, отчество.
-
Ниже «шапки» необходимо написать с маленькой буквы слово «объяснительная», поставить точку.
-
В тексте записки в официально-деловом стиле нужно рассказать о происшествии, объяснить свою роль и причины поступка. В некоторых ситуациях понадобится указать и других лиц, задействованных в проступке, и последствия нарушения.
-
Ниже этого текста следует поставить дату, указать город, фамилию, имя, отчество и подпись сотрудника.
К пояснительной записке можно приложить дополнительные документы, которые являются аргументами в поддержку слов провинившегося сотрудника. Это могут быть акты о ДТП (в случае опоздания на работу), справки от врача (в случае прогула) и так далее. Если свою вину сотрудник признает, документы, подтверждающие вину, можно не прилагать.
Советы по написанию объяснительной работника работодателю
-
Пояснительная записка должна быть составлена по существу, не нужно писать длинных лирических отступлений, важно рассказать суть произошедшего и назвать причины, повлекшие нарушение, а также попросить не применять дисциплинарные взыскания.
-
В тексте важно избегать любых упоминаний других компрометирующих сотрудника ситуаций.
-
Не нужно перекладывать свою вину на коллег. Работодатели негативно относятся к тем сотрудникам, которые пытаются избежать ответственности и обвинить других.
-
Желательно проверить написанный текст на грамотность.
-
Обычно руководство благосклонно относится к тем объяснительным, которые помимо слов работника подкреплены подтверждающими слова работника документами. Часто это помогает избежать взыскания.
-
Причины нарушения, приводимые в разъяснительные записке, должны быть уважительными.
-
Если проступок был совершен по личным обстоятельствам, сотруднику лучше честно в этом признаться и пообещать, что нарушение не повторится.
Распространенные случаи объяснительных от работника
Самая частая причина описательных записок связана с получением травмы на производстве. Подобные объяснительные обычно пишут сам сотрудник, получивший травму, а также свидетели произошедшего. Эти записки очень важны, так как на их основании человек получает социальную выплату. Ознакомившись с этими свидетельствами, специальная комиссия принимает решение о выплате сотруднику 100% среднего заработка на период больничного или до официального признания профессиональной нетрудоспособности (в зависимости от тяжести полученной травмы).
Одна из уважительных причин, которыми можно объяснить проступок работника, — это технический сбой оборудования или программы. Обычно работодатели входят в положение таких работников и ограничиваются устным внушением.
Распространенная причина для написания объяснительной записки — невыполнение плана продаж. Как правило, потребовав такую объяснительную, руководство хочет мотивировать сотрудника, увидеть его проактивную позицию и обещания исправиться и выполнить показатели в следующем месяце.
Еще одна частая причина прогулов и опозданий — личные обстоятельства, к которым относятся «проспал», «забыл», «захлопнул дверь» и так далее. Такие объяснительные лучше писать с позиции — «Свою вину признаю, исправлюсь!».
Источник: https://astobr.com/articles/obyasnitelnye-chto-eto-i-kogda-neobkhodimy/
по подбору программы
Персональный менеджер ответит на любой интересующий вопрос
Консультация бесплатна