Объяснительные — что это и когда необходимы?

Сегодня поговорим об объяснительных. Расскажем, в каких случаях пишутся подобные записки, имеют ли они юридическую силу и как правильно написать объяснительную по требованию работодателя. 

Объяснительная — это письменное объяснение работником своего поступка. Подобного рода записки бывают:

• оправдательными (признательными);
• описательными.

Первые пишут в случае проступка, чтобы объяснить свои действия или признать вину, вторые — чтобы рассказать о событии, которому работник стал свидетелем.

Подобная записка имеет юридическую силу, письменные разъяснения сотрудников часто становятся доказательствами в суде при спорах с работодателем.

Рассказываем, в каких случаях потребуется объяснительная от работника. Работодатель вправе потребовать разъяснение от сотрудников в случае дисциплинарного проступка:

• занятия личными делами в рабочее время;
• нарушения техники безопасности на рабочем месте;
• нарушения трудовой дисциплины (прогула, опоздания);
• недобросовестного исполнения своих должностных обязанностей и так далее.

Разъяснительная записка необходима работодателю для того, чтобы применить к провинившемуся работнику дисциплинарное взыскание. 

Чтобы применить взыскание к сотруднику, необходимо проделать полноценную процедуру:

1. При выявленном нарушении работодатель фиксирует проступок и составляет акт, в котором описывает ситуацию. С этим актом необходимо ознакомить работника под подпись

2. Работодатель предлагает сотруднику лично, по sms или e-mail объяснить свое поведение и составить пояснительную записку. На предоставление объяснительной работником по закону полагается два рабочих дня. 

3. Если в указанный срок сотрудник не предоставит объяснительную записку, работодатель может составить акт об ее отсутствии. Отсутствие объяснительной вовсе не избавляет от дисциплинарного взыскания, только лишь немного усложняет процедуру.

4. Получив объяснения от работника, работодатель решает, нужно ли привлекать провинившегося к дисциплинарной ответственности. На принятие решения есть месяц со дня обнаружения нарушения. Если это проступок, связанный с неисполнением обязанностей по борьбе с коррупцией, то срок на взыскание увеличивается до 6 месяцев, если проступок выявлен по результатам ревизии — срок увеличивается до 2-х лет. Больничные и отпускные дни работника не учитываются в данные промежутки времени.

Трудовым кодексом РФ предусмотрен отказ работника от написания разъяснительной записки, поэтому требование объяснительной с работника незаконно. Если работник отказывается писать записку, работодатель создает комиссию от трех человек, которые составляют соответствующий акт. Сотрудник этот акт изучает и подписывает. А если отказывается от подписания и этого документа, то члены комиссии также описывают эту ситуацию в акте.

По опыту, отказ от написания пояснительной записки воспринимается работодателями негативно и часто ведет к дальнейшему продолжению конфликта. Поэтому, если сотрудник хочет и дальше работать в компании, советуем все же написать объяснительную. Даже если работник виноват и нет оправдывающих сотрудника обстоятельств, бывает достаточно извиниться за проступок и пообещать руководителю не повторять подобных действий, чтобы работодатель смягчился и заменил выговор или замечание на устное предупреждение.

Строгой формы для написания разъяснительной записки нет. Документ может быть:

• написан от руки; 
• напечатан на компьютере;
• составлен на специальном бланке, который принят в компании. 

Данный документ имеет определенную структуру:

1. В верхнем правом углу пишут «шапку»: название организации, должность и фамилия, имя, отчество руководителя и собственные должность, фамилию, имя, отчество. 

2. Ниже «шапки» необходимо написать с маленькой буквы слово «объяснительная», поставить точку. 

3. В тексте записки в официально-деловом стиле нужно рассказать о происшествии, объяснить свою роль и причины поступка. В некоторых ситуациях понадобится указать и других лиц, задействованных в проступке, и последствия нарушения.

4. Ниже этого текста следует поставить дату, указать город, фамилию, имя, отчество и подпись сотрудника.

К пояснительной записке можно приложить дополнительные документы, которые являются аргументами в поддержку слов провинившегося сотрудника. Это могут быть акты о ДТП (в случае опоздания на работу), справки от врача (в случае прогула) и так далее. Если свою вину сотрудник признает, документы, подтверждающие вину, можно не прилагать.

1. Пояснительная записка должна быть составлена по существу, не нужно писать длинных лирических отступлений, важно рассказать суть произошедшего и назвать причины, повлекшие нарушение, а также попросить не применять дисциплинарные взыскания. 

2. В тексте важно избегать любых упоминаний других компрометирующих сотрудника ситуаций.

3. Не нужно перекладывать свою вину на коллег. Работодатели негативно относятся к тем сотрудникам, которые пытаются избежать ответственности и обвинить других.

4. Желательно проверить написанный текст на грамотность.

5. Обычно руководство благосклонно относится к тем объяснительным, которые помимо слов работника подкреплены подтверждающими слова работника документами. Часто это помогает избежать взыскания.

6. Причины нарушения, приводимые в разъяснительные записке, должны быть уважительными. 

7. Если проступок был совершен по личным обстоятельствам, сотруднику лучше честно в этом признаться и пообещать, что нарушение не повторится.

Самая частая причина описательных записок связана с получением травмы на производстве. Подобные объяснительные обычно пишут сам сотрудник, получивший травму, а также свидетели произошедшего. Эти записки очень важны, так как на их основании человек получает социальную выплату. Ознакомившись с этими свидетельствами, специальная комиссия принимает решение о выплате сотруднику 100% среднего заработка на период больничного или до официального признания профессиональной нетрудоспособности (в зависимости от тяжести полученной травмы). 

Одна из уважительных причин, которыми можно объяснить проступок работника, — это технический сбой оборудования или программы. Обычно работодатели входят в положение таких работников и ограничиваются устным внушением.

Распространенная причина для написания объяснительной записки — невыполнение плана продаж. Как правило, потребовав такую объяснительную, руководство хочет мотивировать сотрудника, увидеть его проактивную позицию и обещания исправиться и выполнить показатели в следующем месяце. 

Еще одна частая причина прогулов и опозданий — личные обстоятельства, к которым относятся «проспал», «забыл», «захлопнул дверь» и так далее. Такие объяснительные лучше писать с позиции — «Свою вину признаю, исправлюсь!».