Ученический договор: как обучить сотрудников и сохранить свои инвестиции

Компании, которые хотят развивать персонал, часто сталкиваются с одной проблемой: как вложить деньги в обучение сотрудников, но не потерять их через пару месяцев после повышения квалификации? Решение — ученический договор.

Это юридический инструмент, который позволяет работодателю оплачивать обучение, а сотруднику получить новые знания и навыки с обязательством отработать в компании установленный срок. Такой договор защищает интересы обеих сторон и помогает сэкономить на налогах.

Ученический договор — это не трудовой и не гражданско-правовой договор. Это отдельное соглашение, которое регулируется нормами трудового права.

Согласно статье 198 Трудового кодекса РФ, заключать ученический договор могут только организации — юридические лица. Индивидуальные предприниматели такую форму отношений использовать не могут.

В качестве учащегося по договору может выступать:

• действующий сотрудник компании;
• соискатель, который еще не работает в компании;
• иностранный гражданин, даже если у него нет разрешения на работу в России (обучение возможно, трудоустройство — только после получения патента или разрешения на работу).

С действующим сотрудником

Такой договор заключают, когда компания хочет повысить квалификацию сотрудника или подготовить его к работе по новой специальности. Среди его особенностей:

1. Обучение может проходить с отрывом от работы или без него, в зависимости от графика и требований курса.

2. В договоре обязательно прописываются должностные обязанности, режим работы, график учебы, чтобы избежать двусмысленностей.

3. Обучение проводится только в лицензированных образовательных учреждениях, имеющих право оказывать образовательные услуги.

Это позволяет компании быть уверенной, что сотрудник получит именно те знания и навыки, которые нужны бизнесу, а также снижает риск конфликтов при дальнейшем трудоустройстве.

С соискателем на вакансию

Если человек еще не является сотрудником компании, договор может выступать как альтернатива испытательному сроку. Главные моменты:

1. Во время обучения соискатель получает стипендию, которую устанавливает работодатель. Она не облагается страховыми взносами, но облагается НДФЛ.

2. Запрещается привлекать соискателя к командировкам и сверхурочной работе.

3. После окончания обучения можно заключить трудовой договор, но испытательный срок устанавливать повторно нельзя.

С иностранным гражданином

Такой договор позволяет обучать иностранных специалистов даже без разрешения на работу. Обучение направлено только на получение квалификации. Трудоустройство возможно только после получения патента или разрешения на работу.

Это хороший инструмент для компаний, которые планируют привлекать иностранных специалистов, но пока оформляют разрешительные документы.

Designed by freepik

Договор заключается в письменной форме в двух экземплярах: один оставляет работодатель, другой — учащийся. Форма договора не регламентирована законом, но важно, чтобы в документе были:

• полные данные сторон (юрлицо и ФИО учащегося);
• квалификация, которую получит слушатель после обучения;
• обязанности работодателя по оплате курса;
• обязанности учащегося — пройти обучение и отработать установленный срок; срок действия договора;
• форма обучения (курсы, тренинги, семинары) и совокупное время обучения и работы (не более 40 часов в неделю);
• размер оплаты (стипендия, зарплата за фактически отработанное время) и порядок выплаты;
• условия компенсации стоимости обучения при преждевременном увольнении.

В договор можно добавить детали расписания уроков, экзаменов и практических заданий. Главное, чтобы они не противоречили Трудовому кодексу России.

Страховые взносы не платятся, если выплачивается только стипендия. НДФЛ удерживается в общем порядке — 13% для резидентов и 30% для нерезидентов.

Такой подход позволяет экономить работодателю на налогах и одновременно стимулировать соискателей к обучению.

Если договор составлен неправильно, его могут признать трудовым, а это создаёт риски споров с сотрудником или соискателем. Чтобы избежать проблем:

• пропишите в трудовом договоре обязательное обучение сотрудников;
• разработайте локальные акты с полным регламентом обучения, учебными программами и целями;
• используйте только лицензированные учебные центры;
• открывайте трудовую книжку и оформляйте приказ о приеме на работу только после окончания обучения;
• разделяйте учебные задания и работу штатных сотрудников;
• не превышайте срок обучения: максимум 6 месяцев, для сложных профессий — 12 месяцев.

Designed by freepik

Условия о штрафах за нарушение ученического договора не действуют. Закон не предусматривает возможность штрафовать сотрудника или руководителя. В случае прекращения обучения или увольнения до конца срока компания может требовать только возмещения реально понесенных расходов на обучение.

Если вы работаете в кадровой службе или занимаетесь управлением персоналом, важно не только понимать, как правильно оформить ученический договор, но и знать все тонкости делопроизводства. Курсы по делопроизводству в «АСТ» помогут вам:

• освоить правильное оформление кадровых документов, включая ученические договоры;
• избежать типичных ошибок при составлении и хранении документов;
• повысить свою квалификацию и стать ценным специалистом для компании.

Не упустите возможность улучшить свои навыки и стать экспертом в области делопроизводства с курсами от «АСТ».

При написании статьи использовали следующие источники:

• РБК;
• Алексей Петров, «Трудовой договор 5-е изд., пер. и доп. Учебное пособие для вузов», 2024.

Часто задаваемые вопросы