Ведение учета трудовых книжек в организациях — хранение, подписание, оформление книги учета

Трудовые книжки являются документами строгой отчетности, которые работодатели обязаны вести и хранить в соответствии с законодательством России. Вопросы ведения трудовых книжек регулируется приказом Минтруда от 19 мая 2021 года №320н (Порядок). При этом работодатель может самостоятельно выбрать способ учета — разработать книгу учета или журнал регистрации.

В статье рассмотрим, кто подписывает книги учета движения трудовых книжек (КУДТК), можно ли передать эту функцию другому лицу, в какой форме они ведутся.

В организации обязаны вести учет движения трудовых книжек и вкладышей, которые приняты от работников при трудоустройстве, а также чистых бланков — для оформления вместо испорченных или утраченных. Эта обязанность регулируется пунктами 39 и 40 Порядка.

Допускается использовать самостоятельно разработанные формы. Теперь не требуется опломбировать или скреплять сургучной печатью. Журналы или книги учета должны быть:

• прошнурованы;
• пронумерованы;
• заверены подписью работодателя.

Также ставится печать компании — при наличии. Минтруд России до 1 сентября 2021 года предложил две обязательные формы: приходно-расходную книгу по учету чистых бланков и книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей. В организации можно вести эти книги до тех пор, пока они не закончатся.

Работодатель обязан хранить трудовые книжки на протяжении всего периода работы сотрудника. Журнал учета (ЖУ) используется для регистрации трудовых книжек, которые:

• получены при приеме на работу;
• выданы работнику в связи с увольнением или переходом на электронную книжку.

Цель ведения ЖУ — обеспечить сохранность документов, полученных от работников. Если сотрудник заявит об утери документа, кадровый специалист сможет посмотреть, поступала ли трудовая к компанию в конкретный период времени.

Роструд в письме от 4 апреля 2023 года №ПГ/05385-6-1 разъяснил, что подписание книги учета движения трудовых книжек руководитель может делегировать. Закон не запрещает передать функцию другому лицу, которое сможет подписывать книги или журналы учета трудовых, из вкладышей, а также бланков. Руководитель может передать эту обязанность своему заместителю.

Также, согласно письму Роструда про учет движения трудовых книжек, основаниями, которые подтверждают полномочия на представительство от имени работодателя, могут быть:

• доверенность;
• трудовой договор работника;
• учредительные документы компании;
• другие локальные акты — приказы о распределении обязанностей, положения и так далее.

По старым правилам, до сентября 2021 года КУТК вела кадровая служба или другое подразделение компании. Теперь работодатель самостоятельно решает, кому поручить эту работу. Можно поручить функции любому подразделению или отдельному лицу.

Согласно перечню, утвержденному приказом Росархива №236, установлены следующие сроки хранения документа:

• 75 лет — если делопроизводство закончили до 1 января 2023 года;
• 50 лет — если делопроизводство закончили после 1 января 2003 года.

Если в организации отсутствует или неправильно оформлен ЖУ трудовых, то инспектор ГИТ может выписать штраф в размере:

• от 30 до 50 тысяч рублей — для организаций;
• от 1 до 5 тысяч рублей — для должностных лиц и индивидуальных предпринимателей.

За повторное нарушение размер штрафа увеличивают. Также ответственных лиц могут дисквалифицировать сроком до 3 лет.

«АСТ» проводит дистанционное обучение по вопросам кадровой работы. В наличии ряд курсов повышения квалификации — для кадровиков, руководителей, HR-менеджеров, документоведов. В зависимости от выбранной программы, слушатели изучают:

• вопросы мобилизационной подготовки;
• последние изменения в Трудовом кодексе;
• порядок перехода организации на электронный документооборот;
• особенности подписания книги учета движения трудовых книжек и других документов компании.

Менеджер учебного центра подберет для вас подходящий курс повышения квалификации и ответит на все вопросы. Консультируем бесплатно.