Учебный отпуск работника: условия предоставления и правила оплаты

Учебный отпуск сотрудника — это вид дополнительного отдыха от трудовой деятельности, который предоставляется работнику на основании заявления специалиста и справки-вызова из учебного учреждения. Давайте разбираться, каким категориям сотрудников доступны дополнительные дни отдыха, предназначенные для обучения, как их правильно оформлять и оплачивать.

Работодатель должен предоставить дополнительный отпуск работающим сотрудникам, в случаях, когда они поступают или получают:

1. Высшее образование (ВО) — по программам специалитета, бакалавриата или магистратуры. Это регламентирует Статья. 173 ТК РФ.

2. ВО — ученую степень доктора или кандидата наук, подготовку кадров высшей квалификации — согласно Статье 173.1 ТК РФ.

3. Среднее профобразование — по Статье 174 ТК РФ.

4. Среднее или основное общее образование в очно-заочном формате — согласно Статье 176 ТК РФ.

Предоставление учебного отпуска сотрудникам по другим основаниям законом не предусмотрено.

Условия предоставления отпускных дней по учебе:

1. Работник впервые получает данный уровень образования.

2. Образовательное учреждение, в котором работник получает образование, имеет государственную аккредитацию. Если это зафиксировано в трудовом договоре, работодатель может отпустить сотрудника  даже при условии обучения в неаккредитованной организации. 

3. Наличие заявления, подписанного сотрудником, и справки-вызова из деканата. 

Важные нюансы:

1. При одновременном обучении работника в двух образовательных учреждениях, отпускные дни по учебе предоставляются только для одной из них, согласно Статье 177 ТК РФ.

2. Длительность дополнительного отпуска по учебе не может превышать срока, зафиксированного в ТК РФ, если иное не прописано в трудовом договоре.

3. При наличии у работника нескольких мест трудоустройства учебный отпуск по Статье 287 ТК РФ обязан быть предоставлен только на основной работе. На рабочем месте, где сотрудник работает по совместительству, нужно будет либо продолжать работу, либо брать отпускные дни за свой счет. В последнем случае работодатель может отказать работнику, если такого положения нет в трудовом соглашении.

После того, как сотрудник приходит к работодателю с необходимым списком документов: заявлением и справкой из учебного заведения —  работодатель должен:

• издать приказ о предоставлении отпускных дней работнику по форме № Т-6 или № Т-6а;
• оформить при помощи бухгалтера записку-расчет среднего заработка;
• зафиксировать данные о дополнительном отпуске в личной карточке работника — по форме № Т-2, в табеле учета рабочего времени — по форме № Т-12 или № Т-13, в лицевом счете — по форме № Т-54 или № Т-54а.

Средний заработок для выплаты студентам рассчитывается аналогично основным ежегодным отпускам. Его рассчитывают согласно положениям Статьи 139 ТК и пункта 10 постановления Правительства РФ № 922.

Оплата учебного отпуска сотруднику должна быть произведена, согласно Статье 136 ТК РФ, за 3 дня до начала отпускных дней. На практике часто бывает так, что сотрудник приносит заявление и справку-вызов буквально накануне обучения. В таком случае работодатель физически не сможет соблюсти установленное ТК РФ условие по выплате отпускных. Однако затягивать с начислением денежных средств даже в таких случаях не стоит. Выплату необходимо рассчитать и перевести работнику или в день представления документов, или следующий за ним рабочий день. При этом важно на заявлении сотрудника указать дату и время, в которое были предоставлены заявление и справка — в качестве оправдания за задержку выплаты.

Закончив сессию, работник представляет по месту трудоустройства отрывную часть справки из деканата, которая служит доказательством пройденного обучения. Многие работодатели практикуют выплату отпускных после представления сотрудником отрывной части документа. Но это нарушение трудового законодательства РФ. При начислении отпускных после сессии, а не до нее, работодатель обязан, согласно Статье 236 ТК, выплатить компенсацию работнику. 

Алгоритм расчета выплаты:

1. Определите расчетный период, согласно данным из справки-вызова, и сумму учитываемых выплат (заработную плату, процент от прибыли фирмы, премии, доплаты и надбавки).

2. Подсчитайте количество дней за расчетный период.

3. Вычислите средний заработок за день.

4. Умножьте количество отпускных дней по учебе на полученную сумму.

Каждый работник, согласно Статьям 21 и 107 ТК РФ, имеет право на оплачиваемый отпуск каждый год. Статья 106 ТК РФ определяет этот промежуток времени свободным от исполнения трудовых обязанностей. Это время отдыха, восстановления физических сил и эмоционального состояния человека, которое он вправе использовать по своему усмотрению. Поэтому направление работника на обучение в период его основного ежегодного отпуска считается нарушением законного права работника на отдых.

Однако Статья 125 ТК РФ предусматривает законную возможность отозвать сотрудника из отпуска. Но это допустимо только с согласия работника, при этом неиспользованная часть отпускных дней предоставляется работнику позже в выбранное им время в текущем году или присоединяется к его отпуску в следующем рабочем году. 

При отзыве работника из отпуска бухгалтер производит перерасчет суммы отпускных, начисленных и выплаченных сотруднику.

Если работодатель направляет специалиста на профессиональное обучение с отрывом от работы, то согласно Статье 187 ТК РФ, он обязан сохранить за ним должность и среднюю зарплату. Если на курсы сотрудник направлен в другой населенный пункт, то ему положена оплата командировочных расходов:

• по проезду;
• по съему жилья;
• суточных;
• иных расходов с разрешения работодателя, согласно Статье 168 ТК РФ.