Электронные трудовые книжки: кому, зачем и как оформлять?

С 1 января 2020 года в России введен закон о ведении трудовых книжек в электронном виде (ЭТК). Сегодня большинство работников уже пользуются этим цифровым документом, который фиксирует трудовую историю, заменяя или дополняя бумажную книжку. В этой статье разберем, что такое ЭТК, какие преимущества она дает, и как работник может получить доступ к своей электронной трудовой книжке.

В электронную книжку вносят следующие данные:

• даты зачисления на работу, увольнения или перевода на другую должность;
• наименование должности и структурного подразделения;
• юридические названия компаний-работодателей;
• ФИО, СНИЛС и дату рождения гражданина;
• причины увольнения работника.

Designed by freepik

В отличие от бумажного варианта в электронном формате не указывают:

1. Данные о рабочей деятельности аттестованных сотрудников из силовых ведомств. Такие сведения подлежат внесению в ЭТК после увольнения и включают только краткую информацию о датах зачисления на работу и увольнения.

2. Информацию о поощрениях. Для подтверждения таких событий новому работодателю потребуется предъявлять или приказ о награждении, или бумажный вариант трудовой книжки (БТК). 

3. Общий стаж работы. Для уточнений этих сведений понадобится выписка из лицевого счета гражданина в СФР.

Переход на электронные трудовые книжки

До 2020 года сведения о работе граждан в Российской Федерации содержались в БТК. В 2020 году вступил в силу ФЗ № 439 о введении ЭТК. До  2021 года все работники должны были решить, в какой форме работодатель будет вести их трудовую: в электронной или бумажной. Каждый сотрудник должен был подтвердить свое решение заявлением. Если работник выбирал ЭТК, бумажную книжку ему выдавали на руки, предварительно указав в ней, что сотрудник перешел на электронный вариант ведения трудовой. После чего работодатель подавал сведения о рабочей деятельности специалиста сначала в Пенсионный, а теперь в Социальный фонды.

Если сотрудник выбирал бумажный вариант, работодатель приходилось одновременно вести 2 вида книжек: бумажную и электронную. С 1 января 2021 года граждане, которые впервые начали работать, права выбора не имеют. Для них оформляется только ЭТК.

Переход на электронные трудовые книжки в 2023 году полностью завершен, соответственно работодатели по закону обязаны формировать информацию на каждого работника в цифровой форме и передавать их в СФР. 

Ведение ЭТК регламентируется следующими нормативными документами:

• ФЗ № 439 от 16 декабря 2019;

• ФЗ № 436 от 16 декабря 2019;

• ФЗ № 136 от 24 апреля 2020;

• ФЗ № № 237 от 14 июля 2022;

• приказом СФР № 2281 от 17 ноября 2023;

• приказом Минтруда № 713н от 10 ноября 2022;

• приказом Минтруда № 320н от 19 мая 2021;

• постановлением Правления ПФР № 62п от 21 апреля 2022;

• постановлением Правления ПФР № 217п от 13 октября 2022.

Электронная трудовая книжка: особенности

Введение ЭТК имеет свои плюсы и минусы. К преимуществам относятся:

• высокий уровень сохранности данных;
• дополнительные возможности для дистанционного трудоустройства;
• сведение к минимуму ошибочных и недостоверных сведений о работе;
• использование сведений из ЭТК для получения государственных услуг;
• снижение нагрузки на работодателей на покупку, ведение и хранение БТК;
• быстрый и удобный доступ граждан к сведениям о трудовой деятельности;
• оформление пенсий в дистанционном формате без дополнительного подтверждения по данным лицевого счета;
• возможности для статистической и аналитической обработки информации о рабочей деятельности граждан для госорганов и работодателей.

К недостаткам можно отнести:

1. Новые обязанности работодателей и сроки сдачи отчетных форм в Социальный фонд. Если раньше записи в трудовые вносили задним числом при проверке или увольнении работника, сейчас такое исключено. Сдавать отчет необходимо уже на следующий день после выпуска приказа о приеме или увольнении и до 15 числа ежемесячно, иначе компании грозят штрафы.

2. Информация о трудовой деятельности в цифровом виде формируется только с 2020 года. Поэтому чтобы работникам подтвердить стаж работы до 2020 года, потребуется хранить и предъявлять БТК. С 07.03.2021 у граждан появилась возможность сведения из бумажной книжки перенести в ЭТК, согласно ФЗ № 27. Для этого необходимо обратиться в СФР.

Designed by freepik

Выписку из ЭТК можно получить:

• у работодателя;
• на госуслугах;
• в МФЦ;
• в СФР.

Выписка может быть бумажной или электронной:

1. Работодатель выдает заверенные копии страниц из БТК, если работник продолжает пользоваться старым вариантом, или выписку из ЭТК по форме СТД-Р, в которой есть только информация о работе в данной компании, если работник перешел на ЭТК. Такая справка может быть выдана в цифровом виде или на бумаге.

2. На портале Госуслуг выписка справка оформляется по другой форме — СТД-СФР. В такой выписке есть сведения от всех работодателей, при условии что они передали сведения в Социальный фонд. Ее могут получить и обладатели ЭТК, и работники, которые пользуются БТК. Справка равнозначна бумажному документу и подписана электронной подписью.

3. В СФР и МФЦ — при личном обращении выдают бумажную выписку, которая содержит ту же информацию, что справка с Госуслуг. В Социальном фонде документ выдают в день обращения, в МФЦ — в течение 3 рабочих дней.

4. На сайте СФР можно заказать электронную выписку. Для этого понадобится иметь подтвержденную учетную запись.

Об особенностях ведения учета трудовых книжек в организациях есть отдельная статья.

Чтобы получить ЭТК, достаточно написать заявление работодателю на такой переход. Все работники должны были определиться с видом трудовой книжки до 2021 года. При этом если сотрудник предпочел бумажный вариант, а потом передумал, то он может написать заявление о переходе в любой момент.

Что касается работников, впервые оформляющихся на должность, для них безальтернативно положена ЭТК, которую оформляет работодатель. Самим работникам ничего для этого делать не нужно. Достаточно подписать трудовой договор и приказ о назначении на должность (если такой документ положен в компании).

Для специалистов по кадрам и работников отделов HR важно не только правильно вести электронные и бумажные трудовые книжки, но и разбираться в нюансах трудового законодательства и кадрового делопроизводства. Курс «Основы кадрового делопроизводства и оформление трудовых отношений» помогает систематизировать знания о трудовых договорах, приказах, ведении документации, оформлении отпусков и больничных, а также правильном внесении данных в ЭТК.

Прохождение программы особенно полезно для:

• начинающих кадровиков, которые только осваивают работу с трудовыми книжками;

• опытных сотрудников, желающих обновить знания с учетом последних изменений законодательства;

• руководителей и HR-специалистов, которые хотят снизить риск ошибок при оформлении документов.

После успешного завершения курса участникам выдается законное удостоверение о повышении квалификации. Такой курс помогает не только укрепить уверенность в повседневной работе с трудовыми книжками, но и повышает эффективность кадрового документооборота, снижает количество ошибок и ускоряет процесс оформления сотрудников.

Хотите первыми узнавать про нововведения и важные изменения в законодательстве? Подписывайтесь на «АСТ» ВКонтакте и Одноклассниках!

• РИА Новости;

• РБК.

Часто задаваемые вопросы