Электронные трудовые книжки: кому, зачем и как оформлять?

Несмотря на то, что закон о трудовой книжке в электронном виде (ЭТК) действует с 01.01.2020, она до сих пор является новинкой для большинства трудоустроенных граждан. Сегодня разберемся, что это за документ, какие цели преследует его ведение в цифровом формате, и как работник  может посмотреть свою ЭТК.

В электронную книжку вносят следующие данные:

• даты зачисления на работу, увольнения или перевода на другую должность;
• наименование должности и структурного подразделения;
• юридические названия компаний-работодателей;
• ФИО, СНИЛС и дату рождения гражданина;
• причины увольнения работника.

В отличие от бумажного варианта в электронном формате не указывают:

1. Данные о рабочей деятельности аттестованных сотрудников из силовых ведомств. Такие сведения подлежат внесению в ЭТК после увольнения и включают только краткую информацию о датах зачисления на работу и увольнения.

2. Информацию о поощрениях. Для подтверждения таких событий новому работодателю потребуется предъявлять или приказ о награждении, или бумажный вариант трудовой книжки (БТК). 

3. Общий стаж работы. Для уточнений этих сведений понадобится выписка из лицевого счета гражданина в СФР.

Переход на электронные трудовые книжки

До 2020 года сведения о работе граждан в Российской Федерации содержались в БТК. В 2020 году вступил в силу ФЗ № 439 о введении ЭТК. До  2021 года все работники должны были решить, в какой форме работодатель будет вести их трудовую: в электронной или бумажной. Каждый сотрудник должен был подтвердить свое решение заявлением. Если работник выбирал ЭТК, бумажную книжку ему выдавали на руки, предварительно указав в ней, что сотрудник перешел на электронный вариант ведения трудовой. После чего работодатель подавал сведения о рабочей деятельности специалиста сначала в Пенсионный, а теперь в Социальный фонды.

Если сотрудник выбирал бумажный вариант, работодатель приходилось одновременно вести 2 вида книжек: бумажную и электронную. С 1 января 2021 года граждане, которые впервые начали работать, права выбора не имеют. Для них оформляется только ЭТК.

Переход на электронные трудовые книжки в 2023 году полностью завершен, соответственно работодатели по закону обязаны формировать информацию на каждого работника в цифровой форме и передавать их в СФР. 

Ведение ЭТК регламентируется следующими нормативными документами:

• ФЗ № 439 от 16 декабря 2019;
• ФЗ № 436 от 16 декабря 2019;
• ФЗ № 136 от 24 апреля 2020;
• ФЗ № № 237 от 14 июля 2022;
• постановлением Правления ПФ РФ № 730 п от 25 декабря 2019;
• приказом Минтруда № 23 н от 20 января 2020;
• приказом Минтруда № 320 н от 19 мая 2021;
• постановлением Правления ПФР № 62 п от 21 апреля 2022;
• постановлением Правления ПФР № 217 п от 13 октября 2022;
• постановлением Правления ПФР № 245 п от 31 октября 2022.

Электронная трудовая книжка: особенности

Введение ЭТК имеет свои плюсы и минусы. К преимуществам относятся:

• высокий уровень сохранности данных;
• дополнительные возможности для дистанционного трудоустройства;
• сведение к минимуму ошибочных и недостоверных сведений о работе;
• использование сведений из ЭТК для получения государственных услуг;
• снижение нагрузки на работодателей на покупку, ведение и хранение БТК;
• быстрый и удобный доступ граждан к сведениям о трудовой деятельности;
• оформление пенсий в дистанционном формате без дополнительного подтверждения по данным лицевого счета;
• возможности для статистической и аналитической обработки информации о рабочей деятельности граждан для госорганов и работодателей.

К недостаткам можно отнести:

1. Новые обязанности работодателей и сроки сдачи отчетных форм в Социальный фонд. Если раньше записи в трудовые вносили задним числом при проверке или увольнении работника, сейчас такое исключено. Сдавать отчет необходимо уже на следующий день после выпуска приказа о приеме или увольнении и до 15 числа ежемесячно, иначе компании грозят штрафы.

2. Информация о трудовой деятельности в цифровом виде формируется только с 2020 года. Поэтому чтобы работникам подтвердить стаж работы до 2020 года, потребуется хранить и предъявлять БТК. С 07.03.2021 у граждан появилась возможность сведения из бумажной книжки перенести в ЭТК, согласно ФЗ № 27. Для этого необходимо обратиться в СФР.

Выписку из ЭТК можно получить:

• у работодателя;
• на госуслугах;
• в МФЦ;
• в СФР.

Выписка может быть бумажной или электронной:

1. Работодатель выдает заверенные копии страниц из БТК, если работник продолжает пользоваться старым вариантом, или выписку из ЭТК по форме СТД-Р, в которой есть только информация о работе в данной компании, если работник перешел на ЭТК. Такая справка может быть выдана в цифровом виде или на бумаге.

2. На портале Госуслуг выписка справка оформляется по другой форме — СТД-СФР. В такой выписке есть сведения от всех работодателей, при условии что они передали сведения в Социальный фонд. Ее могут получить и обладатели ЭТК, и работники, которые пользуются БТК. Справка равнозначна бумажному документу и подписана электронной подписью.

3. В СФР и МФЦ — при личном обращении выдают бумажную выписку, которая содержит ту же информацию, что справка с Госуслуг. В Социальном фонде документ выдают в день обращения, в МФЦ — в течение 3 рабочих дней.

4. На сайте СФР можно заказать электронную выписку. Для этого понадобится иметь подтвержденную учетную запись.

Чтобы получить ЭТК, достаточно написать заявление работодателю на такой переход. Все работники должны были определиться с видом трудовой книжки до 2021 года. При этом если сотрудник предпочел бумажный вариант, а потом передумал, то он может написать заявление о переходе в любой момент.  

Что касается работников, впервые оформляющихся на должность, для них безальтернативно положена ЭТК, которую оформляет работодатель. Самим работникам ничего для этого делать не нужно. Достаточно подписать трудовой договор и приказ о назначении на должность (если такой документ положен в компании).